El arte de invitar

Toda invitación es una expresión de hospitalidad gratamente ofrecida y preparada delicadamente con esmero y generosidad, es una manera amable de expresar el deseo de atender y satisfacer a otra persona pudiendo ser el motivo, la celebración de una fecha especial o bien en honor de alguien.

Es para compartir momentos gratos, poniendo al alcance de nuestros invitados todo aquello cuanto hemos preparado sin reparar en gastos ni tiempo.

Por esta razón el invitado debe sentirse halagado por la gentileza, agradecerla y corresponderla, tal vez no de inmediato, pero si en un futuro no muy lejano, usualmente se corresponde con otra invitación.

Cuando se desea realizar una recepción exitosa es necesario preparar previamente una guía memoria que ayude a organizar el evento de la manera más adecuada y así poder coordinar hasta el más mínimo detalle para que la ocasión sea inolvidable.

En primer lugar, se debe definir el motivo del acontecimiento y determinar el tipo de recepción que se ofrecerá ya que esta puede ser una íntima, informal, formal y también de carácter oficial.

Se debe determinar y elegir el lugar donde se realizará el evento, pudiendo ser en un club privado, en una casa especial para eventos, o bien un domicilio particular.

Una vez elegido el lugar y en función al espacio disponible, se podrá decidir la cantidad de personas a invitar, esto con el fin de lograr que los invitados se sientan cómodos, que todos tengan dónde sentarse o desplazarse de un lugar a otro sin necesidad de incomodar a las demás.

El siguiente paso, es la elaboración de la lista de invitados, procurando que sean personas compatibles, es decir que tengan los mismos intereses y gustos afines, esto permitirá que el evento sea lo más ameno posible y todos compartan y disfruten de la ocasión.

Se debe planificar el menú que se ofrecerá, las bebidas adecuadas y, por supuesto, la música, cuidando que todo sea lo más apropiado posible para la ocasión.

Una vez realizada la planificación, se debe proceder con la elaboración de las invitaciones, cuidando que las mismas contengan los siguientes puntos:

Nombre de los invitados; La invitación debe llevar el nombre del caballero seguido del nombre de la dama (esposa).

Tipo de invitación; La invitación puede ser para una recepción, un coctel, un almuerzo, una cena, un baile, etc.

Motivo de la invitación; Generalmente es para celebrar alguna fecha especial o en honor de alguien.

Lugar, fecha y hora; Estos tres datos son de suma importancia ya que definen el lugar donde se realizará el evento, la fecha del mismo y la hora de inicio.

Tipo de traje; Dependiendo el tipo de evento y/o la hora, en la invitación se indicará el tipo de atuendo apropiado para la ocasión pudiendo ser traje oscuro para caballeros, traje largo para damas o informal para ambos. Esta aclaración será ubicada en la parte inferior izquierda de la invitación.

R.S.V.P. (Répondez s’il vous plait); En la parte inferior derecha de la invitación debe haber un número de teléfono para que el invitado pueda confirmar o no su asistencia.

La fecha en la que se envió la invitación; Las invitaciones deben ser enviadas con 20 días de anticipación, de esta manera las personas invitadas tendrán el tiempo suficiente de responder afirmativamente su presencia o bien para excusarse.

Estas formalidades permiten darle un cierto realce a nuestros eventos, le damos la seriedad que amerita y cumplimos con normas básicas de protocolo.