El empleado medio se queda una hora de más por sistema cada día, de esas 9 horas (y 19 minutos) solo 7 horas y 12 minutos corresponden a nuestro rango de tiempo activo real; es decir, excluidas las pausas, interrupciones, almuerzos, etc. Y solo 6 horas y 34 minutos son consideradas horas productivas. Nuestro tiempo vale oro y sin embargo nos empeñamos en malgastarlo y así lo demuestran los últimos datos recogidos en el informe Workmeter.
Más que una utopía, aumentar tu tiempo de ocio es una cuestión de organización. Estas son las mejores técnicas del coaching laboral para lograr salir del trabajo a tu hora, y también rendir más en tu jornada laboral y disfrutar más de tus horas libres.
TRUCO 1: Se proactiva
Stephen R. Covey escribió una de las biblias de la productividad (7 hábitos de la gente altamente efectiva) y señala que la pro actividad es un habito fundamental. Es decir “ser responsables de nuestras propias vidas, puesto que nuestra conducta es una función de nuestras decisiones, no de nuestras condiciones”. Este ejemplo puede aplicarse tanto a la vida, como a nuestra forma de trabajar, y es que, si se quiere ser productivo, el primer paso es tomar nuestras propias decisiones sobre el trabajo y no justificarnos siempre en torno a “las circunstancias”. En este mismo sentido, Javier Santos, CEO de Infoautónomos y coautor de la Guía de Productividad para Emprendedores, insiste en que “no hay que esperar a reaccionar ante los acontecimientos, sino adelantarse para tomar nuestro propio camino”.
TRUCO 2: Email: distracción vs. utilidad
Ocupamos un 30% de nuestra jornada laboral consultando el correo y, teniendo en cuenta que nuestro cerebro necesita entre 3 y 6 minutos para retomar una tarea tras una interrupción, la mejor solución pasa por restringir nuestras visitas al correo. Podemos, por ejemplo, establecer 3 momentos al día para consultar la bandeja de entrada y derivar los mensajes entrantes en subcarpetas.
Ordénalos mentalmente por importancia y contesta solo a 5. Desactiva las alertas, pon un límite a tu inbox (los expertos recomiendan un máximo de 25 a 30 correos) y distribuye el resto en no leído, pendiente de respuesta, remitentes importantes y boletines de noticias.
TRUCO 3: Aprovecha los picos de energía
No siempre tenemos la misma energía, y por ello, no sólo hay que pensar en gestionar el trabajo, sino también, en gestionarnos a nosotros mismos, aprovechando nuestros momentos de mayor capacidad. Por eso es vital identificar tu p pico de energía y productividad, para aprovecharlo en las tareas más relevantes o las más difíciles. Para mucha gente será al principio del día, otros a media mañana o incluso algunos lo tienen por la tarde. Además, otra de las claves está en tomarse pequeños descansos entre tareas para desconectar, levantarse de la mesa de trabajo y retomar fuerzas de cara a cerrar un compartimiento mental y pasar al siguiente.
TRUCO 4: Planifica tu agenda
Muchas veces, cuando se trata de organizar nuestro calendario y citas, terminamos ‘haciendo malabares’ (literalmente). En el ámbito laboral, a la hora de hacer citas y planificar reuniones o presentaciones, siempre hay que tener en cuenta dos cosas, aseguran los expertos: la primera que hay citas más importantes que otras y que siempre duran más de lo que pensamos. La otra clave consiste en blindar las más importantes y reservarles la primera hora del día.
Abordando métodos de planificación, es importante crear una lista de tareas, recopilando y actualizando regularmente las tareas en un único lugar, ya sea una libreta o una app, de esta manera habría que ordenarlas, bien de forma diaria o semanal y estableciendo fechas de inicio y entrega. Los expertos también aconsejan empezar por lo difícil, es decir empezar el día resolviendo las tareas más complicadas.
TRUCO 5: Evita a los ladrones de tiempo
Uno de los grandes problemas de la productividad es entretenernos en lo que no debemos. Visitas inesperadas, llamadas que se alargan, Internet, o incluso, ir a la cocina a picar algo por puro aburrimiento. En tareas largas que requieren concentración exclusiva, se necesita desconectar de todo: email, teléfono, Whatsapp y redes sociales. Incluso si es necesario para protegerte de visitas o interrupciones de personas que llaman a tu despacho, cambia de lugar de trabajo para aislarte.
TRUCO 6: Adelántate a los imprevistos
“Sólo controlamos el 33% de nuestro tiempo”, dijo el escritor, deportista y motivador Josef Ajram. Ten esto en mente cuando no quieras dejar cabos sueltos. Parece una contradicción pero prever los imprevistos no significa que tengamos que saber de antemano lo que va a ocurrir, basta con tener en cuenta que pueden ocurrir cosas. La estadística dice que entre el 10% y el 15% del total de la jornada serán sucesos inesperados. Adelántate, no a los acontecimientos, sino a la posibilidad de que se produzcan.
TRUCO 7: El entorno afecta
El teléfono que no para de sonar, la voz de tus compañeros, los grupos del Whatsapp o ese problema familiar… son las distracciones más evidentes. Pero a veces nos olvidamos de que la disposición de los objetos también nos afecta. Es que los profesionales llaman psicología ambiental, un término acuñado por el psicólogo Kurt Lewin a mediados del siglo pasado y estudia cómo los contextos donde se mueve una persona influyen sobre ella (aunque solo sea por el tiempo que se pierde buscando algo en un lugar desordenado). Fíjate un momento para organizar el espacio como lo haces con tu tiempo.
TRUCO 8: Al final del día…
Son 15 minutos que te conducirán al éxito. Se trata de un tiempo precioso que aumentará tu rendimiento y que, paradójicamente, no aplicamos por falta de tiempo. En otras palabras, esta técnica sugiere que dedicar un cuarto de hora al final del día para repasar lo que hemos hecho y cómo lo hemos hecho, nos enseñan a planificar mejor las próximas jornadas y a extraer conclusiones que aplicaremos en la mejora de un rendimiento futuro. Los empleados que dedican los últimos 15 minutos del día a examinar su conciencia rinden casi un 23% más que los que los invierten en seguir trabajando. Palabra de la Universidad de Harvard.
TRUCO 9: Trabaja en tu capacidad de concentración
Está claro que si queremos ser proactivos, tenemos que tener la mente centrada, para tomar la mejor de las decisiones. Es por ello que Roberto Luna, catedrático de Organización de Empresas de la Universidad de Valencia, opina que si estamos en un momento de estrés o tensión que nos impide poner la concentración necesaria “lo mejor es cambiar la tarea para otro momento más adecuado si se puede”. En este sentido, recomienda realizar actividades relacionadas con la meditación o incluso con el tan de moda mindfulness, para mejorar nuestra capacidad de concentración.
TRUCO 10: Pasión por tu trabajo
Parece algo obvio, pero no lo es tanto. La clave última de nuestra productividad es nuestra motivación a la hora de realizar nuestra labor profesional, y para ello, tener pasión por lo que hacemos resulta fundamental. En palabras de Roberto Luna “si no eres vocacional en tu trabajo o no has tenido opción de trabajar en lo que te gusta la productividad baja mucho, pues una persona puede llegar a rendir de dos a tres veces menos”.
Toma el salto
Esos días en los que la lista de tareas se hace bola y nos invade el síndrome del escritor, calienta tu motivación y elige los cometidos más sencillos que sepas que puedes acabar. Es la forma más simple de sumergirse en el trabajo sin pensar en ello.
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